Translyss Politique de Confidentialité
La présente politique de confidentialité décrit nos politiques et procédures en matière de collecte, d'utilisation et de communication de vos renseignements personnels.
1. Objet de la Politique
La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit la manière dont Translyss collecte, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de l'utilisation de son site Web et de ses services.
Translyss reconnaît l'importance de la protection des renseignements personnels et s'engage à traiter ces renseignements de manière responsable, transparente et sécuritaire, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et, le cas échéant, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE, fédérale).
2. Engagement de Translyss
Translyss s'engage à protéger les renseignements personnels qui lui sont confiés et à mettre en œuvre des mesures raisonnables afin d'en assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité.
Translyss applique notamment les principes suivants :
Responsabilité
Transparence
Limitation de la collecte
Limitation de l'utilisation
Minimisation des données
Exactitude
Sécurité
Conservation limitée
Accès et rectification
Translyss ne collecte, n'utilise et ne conserve que les renseignements personnels raisonnablement nécessaires à la prestation de ses services, au respect de ses obligations légales ou à la protection de ses droits.
3. Responsable de la gouvernance des renseignements personnels
Le président de Translyss ou toute personne désignée par Translyss est responsable de la gouvernance des renseignements personnels et de l'application de la présente Politique.
Pour toute question relative à la protection des renseignements personnels, les personnes concernées peuvent communiquer avec :
Translyss
Adresse : 2100 Rue de Bleury, Montréal, QC H3A 0H4
Numéro d'entreprise (NEQ) : 1182328139
Courriel : support@translyss.com
Téléphone : +1 (438) 255-8874
4. Renseignements personnels collectés
Selon les services demandés, Translyss peut collecter les renseignements suivants :
Nom et prénom
Adresse courriel
Numéro de téléphone
Documents transmis par le client
Informations nécessaires à la réalisation du mandat
Informations relatives aux transactions et aux paiements
Correspondances échangées avec Translyss
Toute autre information volontairement fournie par le client
5. Renseignements personnels sensibles
Dans le cadre de ses activités, Translyss peut être appelée à traiter des renseignements personnels sensibles contenus dans les documents transmis par ses clients.
Ces renseignements peuvent notamment inclure :
Passeports
Certificats de naissance
Actes de mariage
Certificats de décès
Diplômes
Relevés de notes
Documents d'immigration
Casiers judiciaires
Documents notariés
Documents juridiques
Documents financiers
Tout autre document contenant des renseignements confidentiels ou sensibles
Lorsque de tels renseignements sont traités, Translyss applique des mesures de protection renforcées adaptées à leur niveau de sensibilité.
6. Consentement
En transmettant ses documents et renseignements personnels à Translyss aux fins de l'exécution d'un mandat, le Client consent à leur collecte, utilisation et communication conformément à la présente Politique.
Compte tenu de la nature sensible de certains documents visés à l'article 5, Translyss recueille le consentement manifeste, libre et éclairé du Client avant de traiter de tels renseignements, notamment au moment de la transmission des documents ou de la validation de la commande.
Le Client peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales et contractuelles en cours et des conséquences que ce retrait peut avoir sur la capacité de Translyss à compléter le mandat.
7. Modes de collecte
Les renseignements personnels sont généralement collectés :
Lors de la soumission d'une demande de traduction
Lors de la transmission de documents
Lors d'une communication avec Translyss
Lors d'un paiement
Lors de l'utilisation du site Web
Lors de toute autre interaction avec Translyss
8. Finalités de la collecte
Les renseignements personnels sont collectés afin de :
Fournir les services demandés
Préparer, traiter et livrer les traductions
Produire des affidavits
Coordonner les services d'apostille
Effectuer les livraisons postales
Vérifier l'identité du client lorsque nécessaire
Assurer le service à la clientèle
Traiter les paiements
Respecter les obligations légales et réglementaires
Prévenir les fraudes et les utilisations abusives
Protéger les droits et intérêts de Translyss
9. Paiements
Les paiements sont traités par des fournisseurs spécialisés de traitement des paiements, notamment Stripe.
Translyss ne conserve pas les numéros complets de cartes de crédit ni les informations de paiement sensibles.
Les informations de paiement sont traitées conformément aux politiques et aux mesures de sécurité du fournisseur de paiement concerné.
10. Communication des renseignements personnels
Translyss ne vend ni ne loue les renseignements personnels de ses clients.
Toutefois, certains renseignements peuvent être communiqués lorsque cela est nécessaire à l'exécution des services, notamment à :
Des traducteurs
Des réviseurs
Des commissaires à l'assermentation
Des notaires
Des fournisseurs de services d'apostille
Des fournisseurs technologiques
Des fournisseurs de services de livraison
Des autorités gouvernementales lorsque la loi l'exige
L'accès aux renseignements personnels est limité aux seules personnes dont l'accès est nécessaire à l'exécution du mandat, conformément au principe du besoin de connaître.
11. Transferts internationaux de renseignements personnels
Dans le cadre de ses activités, Translyss peut communiquer certains renseignements personnels à des fournisseurs, partenaires ou prestataires de services situés dans d'autres provinces, territoires ou pays lorsque cela est nécessaire à l'exécution des services.
Avant tout transfert de renseignements personnels hors du Québec, Translyss procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), conformément à l'article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, afin de s'assurer qu'un niveau de protection adéquat et comparable est maintenu par le destinataire, notamment au moyen d'ententes contractuelles appropriées.
Les fournisseurs de Translyss sont tenus de respecter des obligations contractuelles de confidentialité et de protection des renseignements personnels.
12. Hébergement et stockage
Le site Web de Translyss est hébergé sur une infrastructure AWS ou sur toute autre infrastructure équivalente offrant un niveau de sécurité approprié.
Les documents transmis par les clients sont conservés sur Microsoft SharePoint ou sur toute autre plateforme de stockage sécurisée utilisée par Translyss.
13. Conservation et destruction des renseignements personnels
Translyss conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été collectés.
Sous réserve des obligations légales applicables, l'ensemble du dossier, incluant :
Les documents source
Les traductions
Les pièces justificatives
Les documents connexes
est supprimé dans un délai maximal de quatre-vingt-dix (90) jours suivant la complétion du mandat.
Certaines informations administratives, fiscales, comptables ou transactionnelles peuvent être conservées plus longtemps lorsque requis ou autorisé par la loi.
14. Mesures de sécurité
Translyss met en œuvre des mesures de sécurité administratives, techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre :
La perte
Le vol
L'accès non autorisé
La divulgation non autorisée
La modification
La destruction
Ces mesures peuvent notamment inclure :
Contrôles d'accès
Authentification sécurisée
Chiffrement lorsque approprié
Limitation des accès
Politiques internes de confidentialité
Formation des personnes autorisées à traiter les renseignements personnels
15. Témoins de connexion (Cookies)
Le site Web de Translyss peut utiliser certains témoins de connexion strictement nécessaires à son fonctionnement.
À la date de la présente Politique, Translyss n'utilise pas d'outils d'analyse comportementale, de publicité ciblée ou de suivi marketing.
Si de tels outils sont ajoutés ultérieurement, la présente Politique sera mise à jour en conséquence et le consentement requis sera obtenu, le cas échéant.
16. Droits des personnes concernées
Sous réserve des lois applicables, toute personne concernée peut demander :
L'accès à ses renseignements personnels
La rectification de renseignements inexacts
Le retrait de son consentement lorsque applicable
La suppression de certains renseignements lorsque la loi le permet
Des informations concernant l'utilisation ou la communication de ses renseignements personnels
Toute demande doit être transmise à support@translyss.com.
Translyss s'efforcera d'y répondre dans un délai maximal de trente (30) jours.
Si une personne concernée est insatisfaite de la réponse de Translyss ou du traitement réservé à sa demande, elle peut porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI), l'organisme responsable de l'application de la loi en matière de protection des renseignements personnels.
17. Incidents de confidentialité
En cas d'incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels, Translyss prendra les mesures raisonnables requises afin de limiter les risques et de réduire les conséquences potentielles.
Lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux, Translyss avisera la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées, conformément à ses obligations légales, et tiendra un registre des incidents de confidentialité.
18. Protection des renseignements des mineurs
Les services de Translyss ne sont pas destinés aux personnes qui ne disposent pas de la capacité juridique requise pour conclure un contrat.
Lorsqu'un renseignement personnel concernant un mineur est traité, Translyss s'attend à ce que les consentements requis aient été obtenus auprès du parent, du tuteur ou du représentant légal lorsque cela est nécessaire.
19. Modifications de la Politique
Translyss peut modifier la présente Politique à tout moment afin de refléter l'évolution de ses activités, de ses pratiques, de ses technologies ou des exigences légales applicables.
La version en vigueur est celle publiée sur le site Web de Translyss à la date de consultation.
20. Nous joindre
Pour toute question concernant la présente Politique ou le traitement des renseignements personnels :
Translyss
Adresse : 2100 Rue de Bleury, Montréal, QC H3A 0H4
Numéro d'entreprise (NEQ) : 1182328139
Courriel : support@translyss.com
Téléphone : +1 (438) 255-8874